Règlement intérieur

RÈGLEMENT INTÉRIEUR

adopté suite aux assemblées générales de 2004 et 2005.

Mis à jour par décisions du conseil d’administration du 26 novembre 2015

et du 2 Décembre 2017

 

 

ARTICLE 1er.

Le présent règlement intérieur précise les conditions d’application des statuts de la société historique et archéologique d’Arcachon et du Pays de Buch adoptés le 17 janvier 1999 et modifiés les 16 janvier 2005 et 19 janvier 2014.

Il fixe les conditions de fonctionnement de l’association et précise les diverses procédures concernant les votes, les délais et les réunions. Enfin, il rappelle quelques obligations particulières prises au fil du temps par la SHAAPB vis-à-vis de ses membres.

Il est mis à jour par le conseil d’administration statuant à la majorité qualifiée (2/3 des présents, représentant au moins la moitié des administrateurs de plein exercice).

La SHAAPB est membre de la Fédération historique du Sud-Ouest.

 

CHAPITRE I : COMPOSITION DE L’ASSOCIATION

ARTICLE 2.

1°) Les conditions d’admission des membres de l’association sont déterminées par l’article 3 des statuts et précisées comme suit :

– la demande d’adhésion est présentée par lettre, courriel ou bulletin d’inscription, accompagné d’un chèque du montant de la cotisation annuelle ; elle est examinée par le Bureau de la SHAAPB, qui statue à la majorité ;

– en l’absence de refus motivé par écrit dans un délai d’un mois, la demande est réputée être acceptée, et le chèque de cotisation est encaissé.
Le refus peut faire l’objet d’un recours du demandeur, ce recours étant examiné par le conseil d’administration dans les conditions de l’article 5 alinéa 4 du présent règlement.

2°) Les conditions d’exclusion des membres de l’association sont déterminées par l’article 4 des statuts et précisées comme suit :

– la démission de membre de l’association est de plein droit ; elle est présentée par lettre ou par courriel.  Elle fait l’objet d’une information au Bureau de la SHAAPB ;

– la radiation pour non-paiement de cotisation est prononcée par le Bureau de la SHAAPB après deux relances restées infructueuses ; elle est signifiée par lettre ou par courriel ;

– la radiation pour motifs graves est prise par le conseil d’administration statuant à la majorité ; elle est exécutoire mais peut faire l’objet d’un recours du membre concerné, ce recours étant examiné par le conseil d’administration dans les conditions de l’article 5 alinéa 4 du présent règlement.

La nouvelle décision est signifiée par écrit ou par courriel dans un délai de trois mois ; elle n’est pas susceptible d’appel.

 

CHAPITRE II : LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

ARTICLE 3.

Le conseil d’administration est composé de 21 membres de plein exercice au plus et de membres cooptés, sans droit de vote, qui ont vocation à remplacer les administrateurs de plein exercice sortants.

Le conseil d’administration se réunit au moins une fois par trimestre soit au siège de l’association, soit en tout autre lieu désigné par le ou les président(s).

Les réunions du conseil d’administration sont présidées par un président ou, en cas d’empêchement, par un vice-président.

Les séances du conseil d’administration ne sont pas publiques. Peuvent cependant assister aux délibérations le président-fondateur, le ou les présidents d’honneur et honoraires dans le cas où ils sont appelés en consultation par le, la ou les présidents (e)(s) ; il en est de même pour toute personne de son (leur) choix.

ARTICLE 4.

Le nombre réunions ordinaires du conseil d’administration est fixé à cinq par an :

– une réunion organisée autant que possible dans la semaine suivant l’assemblée générale pendant laquelle aura lieu l’élection du bureau,

– une réunion organisée chaque trimestre en principe fin mars, fin mai, fin août et fin novembre.

L’ordre du jour de chaque réunion de conseil d’administration est élaboré par le ou les président(e s), il est adressé aux membres par le secrétaire au moins 10 jours avant la réunion par courrier électronique.

Les membres du conseil d’administration sont soumis à l’obligation de discrétion à raison de tous les faits et documents dont ils ont connaissance en cette qualité.

Certains administrateurs peuvent être désignés responsables correspondants pour une ou plusieurs communes. Le rôle de ceux-ci est défini par une procédure validée et mise à jour par le conseil d’administration (annexe 1)

Un compte rendu sommaire de chaque séance est adressé par courrier électronique aux membres du conseil d’administration ; il vaut convocation pour la séance suivante. Un exemplaire est annexé au registre règlementaire de l’association.

Les membres du conseil d’administration qui se trouveraient empêchés d’assister à cette réunion doivent en aviser, dans les meilleurs délais, le secrétariat.

ARTICLE 5.

Le conseil d’administration prend ses décisions dans les conditions prévues par l’article 6 des statuts.

S’il est procédé à un vote, celui-ci a lieu à main levée, sauf demande de vote à bulletin secret formulée par les deux tiers au moins des administrateurs de plein exercice présents.

En cas de partage des voix, la voix du président est prépondérante, excepté en cas de co-présidence.  Le vote par procuration n’est pas prévu.

Le conseil d’administration délègue son pouvoir décisionnaire au Bureau de la SHAAPB :

– en matière d’adhésion et de radiation pour non-paiement de cotisation d’un membre de l’association,

– pour tout ce qui concerne le fonctionnement du comité de lecture.

Les décisions du conseil d’administration, ou celles prises par le Bureau par délégation de pouvoirs dudit conseil, peuvent faire l’objet d’un recours formé par écrit ou par courriel par la personne concernée ou par au moins un tiers des membres du conseil ou du Bureau.
Après examen par le conseil d’administration, le recours est accepté ou refusé à l’issue d’un vote des deux tiers au moins des administrateurs présents, ceux-ci constituant plus de la moitié des administrateurs de plein exercice.

La nouvelle décision n’est pas susceptible d’appel.

 

CHAPITRE III : LE BUREAU

ARTICLE 6.

 Le conseil d’administration élit parmi ses membres un Bureau, composé de :

– un, exceptionnellement deux, président(s),

– un ou plusieurs vice-présidents,

– un secrétaire et un secrétaire-adjoint,

– un trésorier et un trésorier adjoint,

– des personnes qualifiées, chargés de mission, conseillers.

La désignation des membres du bureau pourra être effectuée par un vote groupé, pourvoyant à tous les postes

Le Bureau est élu pour une mandature de trois années, les membres élus au cours de cette mandature le sont pour la durée restant à courir.

Le mandat des administrateurs arrivant à renouvellement au cours de cette mandature est prolongée jusqu’à la fin de la mandature.

Les conditions de vote du Bureau sont identiques à celles mentionnées à l’alinéa 2 de l’article 5 du présent règlement.

ARTICLE 7.

Le bureau se réunit soit au siège de l’association, soit en tout autre lieu désigné par le ou les président(e)(s).

L’ordre du jour de chaque réunion de bureau est élaboré par le ou les président(e)(s), il est adressé aux membres par le secrétaire au moins 10 jours avant la réunion par courrier électronique.

Les réunions du bureau, présidées par un président ou, en cas d’empêchement, par un vice-président, ont lieu chaque mois à l’exception de ceux pendant lesquels est organisée une réunion de conseil d’administration et autant que de besoin à l’initiative du ou des président(es).

Le secrétaire est chargé de tenir à jour le fichier des adhérents. Celui-ci est confidentiel. Le conseil d’administration valide et met à jour une procédure concernant son utilisation (annexe 2).

 

CHAPITRE IV : L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

ARTICLE 8.

L’assemblée générale annuelle statutaire de la SHAA se tient si possible le 3ème dimanche du mois de janvier.

Les adhérents sont convoqués à cette assemblée par le biais d’un courrier postal ou électronique envoyé fin novembre. Ce dernier contient un compte rendu sommaire de la précédente assemblée générale.

Les membres d’honneur ou honoraires participent à l’assemblée générale au même titre que les autres membres.

Il n’est possible de se faire représenter à l’assemblée générale que par un membre de la SHAAPB effectivement présent.

 

CHAPITRE V : DISPOSITIONS DIVERSES

ARTICLE 9.

Il est rappelé que les bulletins trimestriels doivent paraître :

– pour le 1er trimestre : dans la seconde quinzaine de février,

– pour le 2ème trimestre : dans la seconde quinzaine de mai,

– pour le 3ème trimestre : dans la seconde quinzaine de juillet,

– pour le 4ème trimestre : dans la seconde quinzaine de novembre.

Le président est responsable juridiquement en tant que directeur de publication. Sur le plan opérationnel, un responsable éditorial préside le comité de lecture du Bulletin et définit son fonctionnement en concertation avec ses membres.

Le comité de lecture est composé de membres de la SHAAPB volontaires acceptés par le Bureau de l’Association.

Les courriers, paiements ou autres documents entrants (papier ou email) sont enregistrés dans un journal accessible par Internet. Ce dernier est visé régulièrement par le ou les président(e)(s).

Les courriers ou autres documents sortants peuvent être signés par le ou les président(e)(s) ou par un membre du bureau ayant reçu délégation de signature du ou des président(e)(s).

ARTICLE 10.

Le trésorier ou le trésorier-adjoint tient une comptabilité conforme au plan comptable français ; il veille à ce que le fonds de réserve soit toujours au moins égal au coût de quatre bulletins trimestriels et de leur routage.

Le trésorier veille à ce que les risques présentés par les locaux occupés et les activités pratiquées au sein de la SHAA soient correctement couvertes par un contrat d’assurance.

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